Obsługa korespondencji masowej
Pomimo powszechnej internetyzacji nadal wiele firm widzi sens korzystania z wysyłki listów czy dokumentów drogą tradycyjną – jest to wciąż istotny element komunikacji na wielu poziomach. Co więcej, klienci niektórych branż traktują korespondencję bezpośrednią jako oznakę prestiżu i wyjątkowości. W pewnych sytuacjach rezygnowanie z tego rodzaju kontaktu bywa kwestią sporną. Nie da się jednak ukryć, że dla firmy o zupełnie innym profilu działalności jest to proces żmudny i czasochłonny.
Korespondencja masowa w firmie
Aby wysłać przesyłkę, należy ją przygotować, umieścić w kopercie, zaadresować oraz nadać na czas. Wszystko to trzeba wykonać starannie i z zaangażowaniem, co przy dużej ilości listów dodatkowo obciąży pracowników. Bywa też tak, że każde pismo musi być spersonalizowane i przygotowane indywidualnie.
Jeżeli zatrudnione osoby nie są biegłe w tego typu działaniach, mogą popełniać błędy oraz tracić czas w wyniku braku wprawy. Oprócz tego obsługa przesyłek niestety staje się ich dodatkowym zajęciem, które muszą zrealizować w ramach standardowego wymiaru czasu pracy.
W firmie nie zajmującej się na co dzień korespondencją brak także odpowiedniego zaplecza magazynowego i parku maszyn usprawniających pracę. Wszystko to sprawia, że wysyłka seryjna bywa traktowana po macoszemu, co odbija się na jakości pism.
Na czym polega obsługa korespondencji seryjnej?
Opieka nad dużą ilością przesyłek zlecona firmie zewnętrznej nie różni się niczym pod względem ilości obowiązków, różnicę stanowi sposób ich wykonania.
Firma outsourcingowa wykorzystuje do pracy szybkie urządzenia drukujące. Oprócz tego stosuje maszyny do pakowania dokumentów do kopert. Pracownicy w niej zatrudnieni uczestniczą w szkoleniach certyfikujących, są doświadczeni i obeznani w procesach logistycznych, które tym samym zajmują im znacznie mniej czasu. Trudno nawet wyobrazić sobie, jak czaso- i pracochłonne może być przygotowywanie ksiąg nadawczych, taryfikowanie listów, tworzenie statystyk pism wychodzących i przychodzących, nanoszenie opłat pocztowych.
Zalety outsourcingu przesyłek masowych
Czy to możliwe, że koszty obsługi korespondencji masowej będą większe, jeśli nie zostaną one oddelegowane firmie zewnętrznej? Dokładnie tak, a to ze względu na skalę działań, park maszynowy oraz takie benefity jak możliwość zakupu materiałów użytkowych po cenach hurtowych.
Pracodawca najczęściej nie bierze pod uwagę amortyzacji urządzeń, ich eksploatacji czy naprawy, a także zapomina o czasie, jaki pracownik musi poświęcić na obsługę programów i zamawianie materiałów. W przypadku dużej ilości przesyłek potrzebny jest wynajem powierzchni w magazynie. Firmy outsourcingowe dysponują również odpowiednimi procedurami bezpieczeństwa w przypadku awarii oraz dbają o ochronę danych osobowych na każdym etapie świadczenia usług.
Niesamowite maszyny
Weźmy na przykład urządzenie do kopertowania, które składa dokumenty, umieszcza je w kopertach, które także zakleja. Mechanizm wykonuje tę samą pracę co człowiek, lecz różnica polega na tym, że nawet niezbyt szybki typ tej maszyny włoży do kopert ok. 1000 listów w ciągu godziny.
Kopertownica pozwala na zakopertowanie takich dokumentów jak:
- biuletyny
- foldery
- ulotki
- plastikowe karty
- wizytówki
- personalizowane listy
Rodzaj, ilość, przeznaczenie i format elementów nie mają przy tym żadnego znaczenia.
Równie pomocne w procesie obsługi korespondencji masowej są adresarki (nanoszą adres klienta na kopertę) i otwieraczki. Te ostatnie okazują się niezwykle pomocne w przypadku pism przychodzących: otwierają kopertę i umieszczają dokument na tacy odbiorczej w czasie 400-600 listów na minutę!
Dzięki outsourcingowi firma może zaoszczędzić nawet do 60% kosztów oraz cenny czas swoich pracowników. Zajmujące się tym podmioty gospodarcze cenią potencjał personalizowanych masowych przesyłek i potrafią zaproponować interesujące rozwiązania, na przykład wzmocnienie przekazu za pomocą koloru czy nieszablonowe podejście do wyglądu dokumentu.
Potrzebujesz obsługi korespondencji masowej w swojej firmie? Zajrzyj na stronę: https://customeritum.pl/oferta/fulfilment/kopertowanie-i-korespondencja-masowa