Poznaj zalety usługi lettershop
Obsługa korespondencji masowej jest szerokim spektrum czynności, począwszy od przygotowania pism po ich wysyłkę. Polega na hurtowym dostarczaniu do firm i klientów listów w klasycznej, papierowej formie. To żmudny proces, który zajmuje dużo czasu i wymaga odpowiedniej organizacji trybu pracy. W dodatku potrzebny jest dyspozycyjny i przeszkolony personel. Czy warto zatem zlecić usługę lettershop firmie zewnętrznej?
Co wchodzi w skład usługi lettershop?
Wspomnieliśmy powyżej, że jest to skomplikowana i wieloetapowa procedura, utrudniająca przedsiębiorstwu sprawne funkcjonowanie. Sprawdźmy, jakie czynności wchodzą w skład masowej obsługi korespondencji:
- dobór i obsługa baz danych
- budująca tożsamość marki personalizacja korespondencji na każdym etapie usługi
- nadruk adresu na kopercie lub na wysyłanym dokumencie
- wiele możliwości druku (np. offsetowy, cyfrowy)
- przygotowanie dokumentów do wysyłki
- jedno- lub wielokrotne falcowanie w dowolnych proporcjach, kierunkach i do odpowiedniego formatu, np. do wielkości koperty
- kompletowanie i przechowywanie listów (logistyka i konfekcjonowanie)
- pakowanie listów do kopert (kopertowanie maszynowe lub ręcznie)
- odbiór i dostarczenie, a także przechowywanie korespondencji do klienta
- dostarczenie przesyłek firmie kurierskiej lub poczcie (czasem nadruk kodów kreskowych czy informacji o opłatach pocztowych)
- obsługa zwrotów w przypadku odmowy przyjęcia lub pomyłki w adresie (np. niszczenie)
Wszystkie te praktyki mogą być wykonywane jednorazowo bądź cyklicznie, w zależności od zapotrzebowania danego przedsiębiorstwa.
Co można przesłać w korespondencji masowej?
Doświadczona firma zajmująca się usługą lettershop jest w stanie sprawnie wysłać następujące materiały:
- katalogi
- czasopisma
- faktury
- prenumeraty
- materiały promocyjne
- listy
- broszury
- książki
- gadżety reklamowe
- inserty personalizowane
- ulotki
- kupony
- płyty CD
- specjalistyczne publikacje
…oraz wiele innych. Niektóre z pism zawierają dane transakcyjne, zobowiązania, informacje o promocjach. W związku z tym powinny zostać dostarczone w określonym terminie, co również wymaga wprawy i dużego doświadczenia.
Czy to się opłaca?
Lettershop wykonywany przez firmę zewnętrzną znacznie usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Podmioty dostarczające usługi w zakresie korespondencji masowej mają korzystne umowy z firmami kurierskimi, dzięki czemu są w stanie zapewnić niższe (aż do 60%!) koszty wysyłki oraz zadbać o terminowość i bezpieczeństwo przesyłek. Zlecenie direct mailingu firmom zewnętrznym pozwala także zaoszczędzić czas twoich pracowników. Mogą oni wówczas skupić się na swoich kluczowych obowiązkach, zwłaszcza jeśli obsługa masowej korespondencji była ich dodatkową powinnością.
Dlaczego warto?
Lettershop jest istotnym i nadal pożądanym sposobem komunikacji firmy z jej potencjalnymi i stałymi nabywcami. W dodatku coraz więcej przedsiębiorców uważa direct mailing za działanie ekskluzywne i niszowe. Klienci, którzy otrzymują dokumenty do rąk własnych, czują się dostrzeżeni i wyróżnieni. Firma natomiast zyskuje w ich oczach zaufanie i autorytet.
Przedsiębiorstwa zajmujące się outsourcingiem korespondencji masowej posiadają park maszyn, wyposażony w specjalistyczne oprogramowanie. Usługobiorca nie musi wysyłać zlecenia drogą tradycyjną – wystarczy przesłanie materiałów mailem.
Firmy lettershop, jako że zajmują się tylko tym zagadnieniem, są w stanie przyłożyć dużą wagę do estetyki, jakości, terminowości i bezpieczeństwa korespondencji. Zazwyczaj nie ma też problemu z personalizacją przesyłek.
Pracownicy biorą udział w szkoleniach certyfikujących, stale podnosząc swoje kwalifikacje i poszerzając wiedzę.
Często umowy kuszą wyjątkowo atrakcyjnymi warunkami współpracy, np. brakiem minimalnej liczby przesyłek czy możliwością śledzenia korespondencji za pomocą dedykowanego narzędzia.
Zastanawiasz się, czy nie potrzebujesz w swoim biznesie usługi lettershop? Poznaj szczegóły naszej oferty: https://customeritum.pl/o-nas/meritum-wiedzy/lettershop